Duitse IT-consultant bespaart 16 uur per maand met hardwareloze Tesla-koppeling
Van 3 dagen maandafsluiting naar automatische facturatie
Iedere maand kostte het Jörg Stemmer, IT-consultant en eigenaar van bedrijf Glück's IT Services GmbH in Duitsland, twee tot drie dagen om zijn gereden kilometers, klantbezoeken en gewerkte uren handmatig te reconstrueren.
Niet omdat hij geen data had. Maar omdat die data niet op de juiste plek zat.
Zijn Tesla liet wel zien waar hij op dat moment was, maar gaf hem geen duidelijk overzicht van al zijn ritten dat hij direct kon gebruiken voor zijn administratie. Factureren betekende terugzoeken, vergelijken, corrigeren en alles handmatig in zijn administratiesysteem (ERP) zetten.
Dat moest anders.
Jörg zocht naar een manier om zijn Tesla-ritten automatisch te koppelen aan zijn ERP-systeem. En hij vond de hardwareloze Tesla-koppeling van YesHugo waarmee hij een integratie realiseerde die hem maandelijks zo'n 16 uur administratietijd bespaart.
De uitdaging:
Weten wat je moet factureren
Jörg rijdt dagelijks naar klanten door Duitsland. Soms meerdere afspraken op één dag. Elke rit betekent reistijd. En reistijd betekent gewerkte uren, dus factureren...
Aan het einde van de maand moest hij precies weten:
- Waar ben ik geweest?
- Bij welke klant?
- Hoe lang heb ik daar gewerkt?
- Heb ik de reistijd meegenomen?
- Moest ik naar een winkel, hoe lang ben ik daar geweest?
- Moest ik nog ergens anders stoppen of omrijden?
- Was dit (deels) een zakelijke of privérit?
Hoewel hij al werkte met automatische check-ins en Bluetooth-triggers via zijn telefoon en tijdregistratie-apps, bleef het hem aan het einde van elke maand nog steeds twee tot drie dagen tijd kosten om alle administratie sluitend te krijgen.
"Ik moest elke keer terugzoeken waar ik was geweest, bij welke klant, hoeveel tijd ik daar had doorgebracht. Dat kostte me zo'n 16 uur per maand."
Waarom bestaande systemen niet voldeden
Een eerder geprobeerde oplossing om rechtstreeks zijn ritten te koppelen aan zijn administratie via een zogeheten API gaf alleen de actuele locatie van de auto. En niet de tijden waarin de auto op een bepaalde locatie had stilgestaan. Dat hielp niet bij het maken van facturen.
''Zelf een rechtstreekse koppeling met Tesla bouwen is technisch mogelijk, maar veel te complex en tijdrovend om te onderhouden naast mijn gewone werk.''
Jörg zocht daarom een oplossing die:
- Een volledig overzicht van ritten geeft
- Zonder extra hardware werkt
- Betrouwbaar is
- Via een API beschikbaar is die hij zelf eenvoudig kon integreren in zijn administratiesoftware (ERPNext)
- Merkonafhankelijke ondersteuning biedt (dus voor zowel Tesla als andere automerken)
Zo kwam hij na een online zoektocht uit bij de voertuigkoppeling YesHugo.
De oplossing:
Een automatische koppeling met Tesla via YesHugo
Van rit naar factuur in één workflow
Met de voertuigkoppeling van YesHugo verbond Jörg zijn auto rechtstreeks met zijn administratiesysteem (ERPNext).
Wat betekent dat in de praktijk?
- Zijn Tesla registreert automatisch zijn ritten.
- YesHugo verzamelt deze ritgegevens.
- Zijn administratie haalt deze ritten automatisch op.
- Zijn administratie koppelt een rit aan een klant dankzij de locatiegegevens.
- De rittijden en stoptijden worden omgezet naar gewerkte tijd in timesheets.
- Het systeem zet de timesheets om in een factuur.
Kortom, wat vroeger losse gegevens waren, is nu één logisch proces:
Rit → Klant → Uren → Factuur.
Geen handmatig overtypen meer.
Geen losse lijstjes of notitieblaadjes.
Geen twijfel of iets vergeten is.
“Ik hoef geen Tesla API te onderhouden. YesHugo regelt de autodata — ik bouw alleen mijn bedrijfslogica.”
Binnen 3 uur werkend
Het meest opmerkelijke? De volledige koppeling was binnen drie uur operationeel.
"De YesHugo API is heel goed gedocumenteerd. Ik heb de API-specificatie aan Claude gegeven en binnen enkele uren had ik een werkende integratie."
Waarom YesHugo hierin het verschil maakt
Voor Jörg zit de waarde niet alleen in de Tesla-koppeling (API), maar in de architectuur erachter:
✔ Merk-onafhankelijk
Geen aparte integraties per automerk nodig.
✔ Gestandaardiseerde datalaag
Alle voertuigen via één API.
✔ Historische ritdata
Geen losse GPS-pin, maar volledige trips.
✔ Snelle implementatie
Werkende ERP-integratie in enkele uren.
✔ Schaalbaar
Te gebruiken met één tot honderden verschillende voertuigen.
Jörg hoeft zich nu niet meer bezig te houden met ingewikkelde koppelingen van Tesla zelf. YesHugo regelt dat op de achtergrond. Hij krijgt gewoon de ritgegevens die hij nodig heeft, in zijn eigen systeem, dankzij de koppeling die Jörg zelf heeft gebouwd tussen YesHugo en ERP.
Het resultaat:
Structurele tijdsbesparing en schaalbaarheid
De impact van de integratie is direct meetbaar:
Tijdsbesparing: Van circa 16 uur handmatige administratie naar een gestroomlijnde workflow waarin ritten automatisch worden verwerkt ende uren die bij of voor de klant zijn doorgebracht automatisch op de factuur komen te staan.
Nauwkeurigheid: Geen handmatige invoer meer betekent minder fouten en een sluitende administratie.
Schaalbaarheid: Met het vooruitzicht van nieuwe medewerkers en mogelijk poolauto's is een API-koppeling toekomstbestendig.
“Wat eerst dagen kostte, is nu controleren en verzenden.”
Herken jij deze administratieve last en zoek je ook een oplossing zonder extra hardware of handmatig werk?
Jörg heeft besloten zijn integratie als open source beschikbaar te stellen, zodat andere ERPNext-gebruikers hiervan kunnen profiteren. De code is te vinden op GitHub.
Meer weten over YesHugo en de API-mogelijkheden?
Neem contact op voor een demo of bekijk onze HugoStudio, check API-documentatie en ontdek hoe eenvoudig mobiliteitsdata onderdeel wordt van je bedrijfsproces.
