Zo kom je fluitend door de rittenregistratiecontrole
Je hebt het vast wel eens ergens gelezen of gehoord, ‘de Belastingdienst controleert op een sluitende rittenregistratie’. Maar wat betekent dit eigenlijk en hoe kun jij jezelf goed voorbereiden op een dergelijke rittenregistratiecontrole zodat je er goed doorheen komt? Het antwoord lees je in dit artikel. Vergeet niet dat de boetes van de Belastingdienst erg hoog op kunnen lopen.
Meer over rittenregistratie:
Om deze reden controleert de Belastingdienst de rittenregistratie
Bij een rittenregistratiecontrole wordt de rittenregistratie door de Belastingdienst gebruikt als controlemiddel voor het privégebruik in een auto van de zaak. Als een zakelijke auto ook privé wordt gebruikt geldt de bijtelling en hoeft er dus geen rittenregistratie bijgehouden te worden. Als er geen privékilometers met de auto van de zaak worden gereden, dan tekent de werkgever de ‘Verklaring geen privégebruik auto’. Deze verklaring dient door de werknemer aangevraagd te worden. Vervolgens moet met een sluitende rittenregistratie worden aangetoond dat er inderdaad niet meer dan 500 kilometer privé op basis van een kalenderjaar wordt gereden. Om hier zeker van te zijn controleert de Belastingdienst de rittenregistratie grondig.
Zo voert de Belastingdienst de rittenregistratiecontrole uit
De Belastingdienst voert op verschillende manieren de rittenregistratiecontrole uit, de twee meest voorkomende manieren zijn:
☞Het doen van willekeurige steekproeven
De Belastingdienst vraagt steekproefsgewijs de rittenregistratie op zonder dat hier aanleiding voor hoeft te zijn. Er wordt dan gecontroleerd of de rittenregistratie kloppend is, dat er niet meer dan 500 kilometer privé gereden is en dat het karakter van ritten juist is. Om dit laatste te kunnen onderbouwen is het verstandig ervoor te zorgen dat agenda’s, tankbonnen of garagebonnen allemaal aanwezig zijn. De Belastingdienst kan er namelijk naar vragen. De wettelijke bewaartermijn voor een rittenregistratie is minimaal 7 jaar. Dit betekent dat bij controle van de Belastingdienst je daadwerkelijk van 7 jaar geleden de gereden ritten nog moet kunnen aantonen. Het is dan ook heel belangrijk dat je deze administratie zorgvuldig beheert en bewaart.
☞Het scannen van kentekens
Een veelgebruikt controlemiddel van de Belastingdienst is het scannen van kentekens. Er worden bij deze vorm van controle willekeurig kentekens gescand, bijvoorbeeld op parkeerplaatsen bij de woonboulevard of attractieparken. Vervolgens wordt er gecheckt of er bijtelling betaald wordt voor deze auto of dat er een verklaring getekend is. Stel dat de auto op zaterdag bij de bouwmarkt wordt gescand, kan dit vragen oproepen waarna de Belastingdienst een controle kan doen op de rittenregistratie.
Overige controles
Hiernaast zijn er ook andere controles. Zo kan het voorkomen dat de Belastingdienst een algemene controle bij het bedrijf doet en hiermee ook direct de administratie van de voertuigen controleert.
Eenvoudig het overzicht behouden tussen privé en zakelijke kilometers?
Zo kun je problemen voorkomen
Als jij of jouw medewerkers een rittenregistratie bij moet houden, dan kun je dit het beste doen met een rittenregistratiesysteem. Dit bestaat vaak uit een klein kastje genaamd blackbox dat in de auto wordt gemonteerd en software dat samen met de gps alle ritten en kilometers vanzelf bijhoudt. Dit scheelt enerzijds heel wat administratieve uurtjes en anderzijds verzekert het je daarnaast van een volledig sluitende rittenregistratie. De rittenregistratie is dan fiscusproof. Want weet wel… de boetes van de Belastingdienst kunnen hoog oplopen.
Voorkom boetes door een foutieve rittenregistratie
Als uit een rittenregistratiecontrole blijkt dat de rittenregistratie niet klopt, zijn de boetes niet mals. De boetes kunnen namelijk oplopen tot in de duizenden euro’s. Natuurlijk hangt het bedrag ervan af of het een verzuimboete is of dat er ook nog een vergrijpboete aan toegevoegd wordt.
