Poolauto's: handig als bedrijfswagen, maar hoe zit het met de Belastingdienst?
Poolauto's worden steeds populairder als een duurzame en kosteneffectieve oplossing voor zakelijk vervoer. Ze bieden flexibiliteit, verminderen de aantallen in eigen wagenparken en dragen bij aan een groenere wereld. Maar ook met deze trend komt de noodzaak om aan de belastingvoorschriften te voldoen. Wij nemen je graag mee in wat je moet doen voor de Belastingdienst bij het gebruik van poolauto's en hoe Yeshugo bedrijven kan helpen om de juiste rittenregistratie bij te houden. automatische rittenregistratie
.
De (belasting)voordelen en verplichtingen van zakelijke poolauto's
Door poolauto's zakelijk beschikbaar te stellen, zijn er vele voordelen die je hier uit kan halen, mits je de administratie op orde hebt. Wij helpen je graag bij het verduidelijken van deze voordelen en daarbij komende verplichtingen.➊ Geen bijtelling betalen
Als een poolauto aantoonbaar alleen zakelijk wordt gebruikt en minder dan 500 privékilometers per jaar maakt, geldt er geen bijtelling voor privégebruik. Dit kan aanzienlijke belastingvoordelen opleveren voor werknemers. Daarnaast mogen werkgevers poolauto's verhuren aan haar werknemers. Deze huurtarieven zijn gezamenlijk vastgesteld door de Belastingdienst en de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen (VNA).Het tarief dat je als werkgever mag hanteren, hangt af van het dagdeel waarop je de auto verhuurt. Voor het weekend geldt er ook een apart tarief. Het type poolauto speelt ook een rol. De Belastingdienst en de VNA hebben ze ingedeeld in vier klassen, van klein tot grote middenklasse. De tarieven die je gebruikt, zijn exclusief brandstofkosten, die je werknemers zelf moeten betalen. Maar dit is nog steeds aantrekkelijker dan de bijtelling.
➋ Kostenefficiënt
Poolauto's zijn kostenefficiënt voor zakelijke wagenparken omdat ze het aantal benodigde voertuigen verminderen, wat leidt tot lagere aanschaf-, onderhouds- en operationele kosten. Ze maximaliseren het gebruik van voertuigen door deze te delen onder meerdere werknemers, wat resulteert in minder slijtage en langere levensduur. Dit vermindert de administratieve last en parkeerkosten, terwijl het ook bijdraagt aan milieuvriendelijkheid en flexibiliteit in het beheer van vervoersbehoeften. Door een hogere bezettingsgraad en schaalbaarheid kunnen bedrijven hun ecologische voetafdruk verkleinen en kosten besparen, wat zowel financieel als duurzaamheidsvoordelen oplevert.➌ Flexibiliteit
Poolauto's maken een bedrijf flexibeler omdat iedereen ze kan gebruiken wanneer dat nodig is. In plaats van dat elke werknemer zijn eigen auto heeft, worden de auto's gedeeld. Dit betekent dat je altijd een auto beschikbaar hebt voor verschillende taken, zonder dat je er meer hoeft te kopen. Ook kun je snel inspelen op drukke periodes of speciale projecten zonder gedoe. Dit maakt het makkelijker om mee te bewegen met wat er op dat moment nodig is.Note: Om van deze voordelen gebruik te maken, dien je een sluitende rittenregistratie bij te houden.
Rittenregistratie poolauto, Yeshugo helpt
Yeshugo biedt meerdere functionaliteiten die bedrijven helpen bij het bijhouden van rittenregistratie en voldoen aan belastingverplichtingen. Hier is een overzicht van hoe Yeshugo jouw bedrijf kan ondersteunen:
1. Dienstenbeheer
Met Yeshugo kun je nauwkeurig instellen wie wanneer welk voertuig gebruikt. Dit zorgt voor een heldere toewijzing van ritten aan chauffeurs, wat overlappingen en conflicten voorkomt. Bijvoorbeeld:
Alle ritten tijdens deze perioden worden automatisch toegewezen aan de respectieve chauffeurs, wat bijdraagt aan een nauwkeurige registratie van zakelijk gebruik.
2. Import- en exportfunctionaliteiten
Met Yeshugo kun je eenvoudig diensten importeren en exporteren. Dit betekent dat je bijvoorbeeld maandelijks een import kunt uitvoeren om de rittenregistratie up-to-date te houden. De benodigde gegevens voor een import zijn:
Veel bedrijven gebruiken al agenda's of planningssystemen om personeel in te plannen op voertuigen. Yeshugo kan deze agenda/planning-exports naadloos importeren, waardoor dubbele invoer wordt voorkomen en de nauwkeurigheid wordt verhoogd. De import kan achteraf op eigen gewenste frequentie ingeschoten worden, dit kan wekelijks, maandelijks etc.
3. API-integraties
Voor bedrijven die al met een planningssysteem of agenda gebruiken, biedt Yeshugo óók API-integraties. Dit maakt het mogelijk om automatisch diensten te importeren vanuit je planningssysteem naar Yeshugo, zonder handmatige tussenkomst. Dit zorgt voor een automatische workflow en minimale fouten. Hierbij heb je geen omkijken meer naar je rittenregistratie met poolauto's.
Zo hebben wij in samenwerking met BS-automatisering (Taxsys) en taxibedrijf Geerets de leeuw een integratie gebouwd waarbij het planningssysteem automatisch ritten inschiet. Lees hier meer over.
YesHugo staat open voor bedrijven om samen een integratie te bouwen die aansluit op jouw werkprocessen en systemen. Laat het ons weten!
4. Handmatige Rittenoverschrijvingen
Yeshugo biedt de mogelijkheid om handmatig ritten in te voeren die geplande diensten kunnen overschrijven. Dit is nuttig voor last minute wijzigingen, terwijl het systeem ervoor zorgt dat alle ritten correct worden geregistreerd.
Succesverhaal: Elektrische taxi's gekoppeld aan planningssysteem
Geerets de Leeuw, BS Automatisering en YesHugo zetten in op duurzaamheid
In een tijd waarin de mobiliteitssector zich snel ontwikkelt en duurzaamheid steeds belangrijker wordt, bundelen Personenvervoer Geerets de Leeuw en Personenvervoer Midden Limburg, BS Automatisering en YesHugo hun krachten om een innovatieve oplossing te bieden voor het plannen met elektrische taxi's. Deze samenwerking illustreert hoe nieuwe technologieën en gebruik van data de mobiliteitsindustrie transformeren en bedrijven in staat stellen om duurzamer en efficiënter te opereren.
Mark Moorman - Geerets de Leeuw en Personenvervoer Midden Limburg: "De integratie van de batterijstatusgegevens in ons planningssysteem heeft een aanzienlijke impact gehad op de operationele efficiëntie van onze EV’s. We kunnen nu veel nauwkeuriger routes plannen, centrale ondersteuning geven aan onze chauffeurs en ervoor zorgen dat onze taxi's altijd voldoende actieradius hebben, zonder dat we dit telkens moeten opvragen bij de chauffeurs."
Daan Nuyts - Product Owner YesHugo: " Dit doet YesHugo o.a. met de zogeheten Vehicle Data Hub, een centraal beheerpunt voor data uit voertuigen, ongeacht autofabrikant. De data is optimaal beveiligd en voertuigeigenaren krijgen volledige controle over hun data, onafhankelijk van de autofabrikant, zonder extra hardware.YesHugo apps gebruiken deze data en helpen bij kostenbesparing, planning, het verbeteren van rijgedrag en het automatiseren van rittenregistraties. Bovendien maakt ons open API-platform het mogelijk om gestandaardiseerde voertuigdata te integreren met eigen bedrijfssystemen, zoals die van Geerets De Leeuw."
Ben je in bezit van een elektrisch voertuig?
Bekijk dan hier onze prijzen voor directe koppelingen zonder hardware.
