Privacy en gps-tracking. Hoe werkt dit precies?
Alles wat je moet weten
Privacy en gps-tracking
Privacy en gps-tracking. Twee woorden die onlosmakelijk aan elkaar verbonden zijn. In een gps-tracking staat namelijk vaak veel privacygevoelige informatie. Zo kun je voertuigen live volgen en staat er in een rittenregistratie onder andere vermeld welke adressen er op welke tijden zijn bezocht. Daarom is het belangrijk hier zeer secuur mee om te gaan. Sinds de introductie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dienen ondernemingen zorgvuldiger om te gaan met persoonlijke gegevens en voorkomen de privacy te schenden. Bij het gebruik van een gps auto tracker (black box) of rittenregistratiesysteem in de bedrijfsauto, heeft de werkgever hier ook mee te maken.
Benieuwd naar een GPS tracker voor je voertuig?
De voorwaarden
Controle van werknemers is toegestaan, mits deze aan de privacy wet- en regelgeving voldoet.
Als je als werkgever de locatiegegevens van de bedrijfsauto van een werknemer registreert, dan verzamel je persoonsgegevens. En wanneer je persoonsgegevens verzamelt, moet je hierover volgens artikel 13 van de AVG informeren. Dus een werkgever die zijn werknemers wil controleren, moet voldoen aan de eisen uit onder meer de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Hoe je aan deze wettelijke verplichting voldoet is vormvrij. Dit kun je bijvoorbeeld doen via een interne privacyverklaring. Maar ook via een personeelshandboek, arbeidsvoorwaardenreglement of intern privacy beleid. Daarbij is een voorwaarde dat de werkgever een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) heeft. Dit belang moet zwaarder wegen dan het privacybelang van de werknemer. Het plaatsen van een gps auto tracker (black box) moet verder nodig zijn om het doel van de werkgever te bereiken. De werkgever informeert hierbij de werknemers over wat toegestaan en wat verboden is, over dat controle mogelijk is en op welke manier controle plaatsvindt. Dit kan bijvoorbeeld met gedragsregels of een protocol. Ook vraagt de werkgever vooraf instemming aan de OR (ondernemingsraad).
Informeren van medewerkers
Het is belangrijk om het belang van het systeem in te laten zien. Hierdoor zul je zien dat werknemers in ruil voor gemak en minder administratieve rompslomp al snel bereid zijn om een stukje privacy in te leveren.
Hierbij is het natuurlijk wel zaak dat medewerkers tijdig en uitgebreid in het proces betrokken worden. Daarbij zul je ook moeten benadrukken dat track en trace geen controlemechanisme is, maar dat het allemaal draait om efficiëntie en gemak. Als de mensen ‘buiten’ in het werkveld centraal worden aangestuurd, dan wordt de administratieve druk op de mensen ‘binnen’ op het kantoor verlaagd. Hierdoor kunnen zij zich bezighouden met andere taken.
Hoe werkt dit in de praktijk?
De werkgever kan bijvoorbeeld specifiek voor het gps-trackingsysteem een gerechtvaardigd belang hebben. Hij kan namelijk na gaan welke auto zich het dichtst in de buurt van een klant bevindt, zodat hij deze auto naar de klant kan sturen. Het gaat dan om tracking van de locatie tijdens werktijd.
De werkgever moet, voordat hij een trackingsysteem in de bedrijfsauto plaatst, eerst een privacy-toets uitvoeren. Dit betekent dat de werkgever de belangen en rechten van de werknemer afweegt tegen zijn eigen belang. Verder moet de werkgever de werknemer laten weten waarom het trackingsysteem gegevens verzamelt, wanneer dit gebeurt en om welke gegevens het precies gaat.
Wanneer een werknemer beschikt over een auto van de zaak en geen bijtelling betaalt, is het noodzakelijk om een rittenregistratie bij te houden voor de Belastingdienst. In deze rittenregistratie staan allerlei persoonlijke gegevens, zoals de start- en stopadressen van het voertuig, op welke datum en tijdstip dit is geweest en wie er in de auto heeft gereden. Voor een werknemer is het van belang dat de werkgever zeer secuur omgaat met deze privacygevoelige informatie.
Hoe zit het met controle tijdens privégebruik?
Waar tijdens werktijd de belangen van de werkgever zwaarder kunnen wegen, wegen bij het controleren in privétijd de privacybelangen van de werknemer vrijwel altijd zwaarder dan het belang van de werkgever. Bij veel bedrijven kan de black box, de board computer of het gps-systeem daarom worden uitgezet in privétijd.
Is het tracken wel tijdens privétijd nodig, dan mag de werkgever in de grondregel niet bijhouden waar de werknemer in privétijd naartoe rijdt. Dat is vaak niet relevant. Het gaat meestal enkel en alleen om de vraag óf de rit privé is.
Dat privéritten van de werknemer bijvoorbeeld niet inzichtelijk zijn voor de werkgever kan bijvoorbeeld worden vastgelegd in een privacyregeling.
Benieuwd naar de veranderingen omtrent Bijtelling in 2022? Download dan onze gratis whitepaper
Privacyregeling gps-tracking en rittenregistratiesystemen
Het is belangrijk om afspraken omtrent de privacy tussen werkgever en werknemer vast te leggen. Rittenregistratiesystemen met een keurmerk voldoen aan de eisen van de AVG, waardoor de chauffeur toestemming moet geven en op de hoogte moet zijn van de rittenregistratie privacy. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden in een privacyregeling, die is vastgelegd op basis van de Gedragscode Privacy Ritregistratiesysteem. Het moet voor de chauffeur duidelijk zijn welke data er uit de auto gehaald worden, wie die kan inzien en voor welke doeleinden het gebruikt wordt.
Naast het keurmerk, zorgt ook de tracking software ervoor dat de privacy van de medewerkers niet in het gedrang komt. Het gps-trackingsysteem registreert automatisch de ritgegevens van de verschillende chauffeurs en rapporteert dit in de software. Om deze gegevens te bekijken, moet de gebruiker inloggen met een persoonlijke login. Op die manier blijven de gegevens van de gps-tracking of rittenregistratiesysteem en die van de medewerkers beschermd.
Daarbij is de software uitgerust met een aan/uit-schakelaar. Deze schakelaar laat de chauffeurs toe om te switchen tussen privé- en zakelijke kilometers. Als de medewerker bijvoorbeeld een weekendje weg gaat met de bedrijfsauto, kan hij de schakelaar uitzetten. Dit wil dan zeggen dat hij privékilometers aan het rijden is, deze gegevens worden dus niet geregistreerd en garanderen de privacy van de medewerker.
Zo efficiënt en winstgevend mogelijk inzetten
Privacy hoeft dus helemaal geen issue te zijn. Gelukkig maar, want hierdoor kun jij je focussen op de groei van het bedrijf. En daar helpt een track en trace systeem zeker bij.
Een track en trace stysteem stelt jou namelijk in staat om realtime, 24/7, te zien waar wat jouw voertuigen zich bevinden. Dit stelt jou in staat om altijd de meest optimale route in te plannen en het brandstofverbruik te beperken. Daarnaast kun je dankzij de live verkeersinformatie direct sturen. Ook worden met een voertuigvolgsysteem alle ritten continue gemonitord en vastgelegd. Precies op de manier die de Belastingdienst van een kilometerregistratie vereist. Hierdoor hoeft er handmatig niets meer aan worden toegevoegd. De gegevens worden namelijk automatisch vanuit het voertuig verzonden en komen in jouw persoonlijke dashboard terecht. Dit scheelt enorm veel tijd en administratie. Zo zet jij jouw wagenpark zo efficiënt en winstgevend mogelijk in!
