Eén keer per maand kilometerstand invullen. Dat is alles wat een instructeur nog hoeft te doen.
Hoe Verkeersschool Frijters de dagelijkse kilometerregistratie van 14 instructeurs volledig automatiseerde met YesHugo gekoppeld aan Dation, het systeem dat ze al tien jaar gebruiken.
Elke dag een handeling die bleef liggen
Verkeersschool Frijters staat in de regio Roosendaal en Bergen op Zoom bekend om persoonlijke begeleiding en specialisatie van leerlingen met ADHD of autisme tot bijzondere rijproeven bij het CBR. In twintig jaar groeide de school organisch, met ook een aantal overnames van collega-rijscholen, waarvan de eigenaren hun leerlingen en medewerkers bewust in goede handen wilden achterlaten. Nu zijn ze een van de grootste in de regio: 14 instructeurs, 29 voertuigen, een volle planning.
Met die groei kwam ook meer administratie. Elke instructeur moest dagelijks zijn kilometerstand handmatig invoeren. Op zich geen tijdrovende taak, maar in de praktijk ging het regelmatig mis en als de Belastingdienst ooit langskomt en er zitten gaten in de registratie van een voertuig, heb je een probleem.
Een instructeur zit in de auto om les te geven, niet om aan het einde van een volle dag nog zijn kilometerstand op te zoeken. Toch kon het niet anders: de kantooradministratie is niet zichtbaar vanuit de auto. De stand moest van de instructeur zelf komen.
Vertrouwd en revolutionair
Er was geen uitgebreid vergelijkingstraject nodig. YesHugo kwam op het juiste moment met de juiste boodschap. Vier overwegingen gaven de doorslag.
Werkt met Dation
De doorslaggevende voorwaarde: het moest werken met Dation, het rijschoolsysteem dat Frijters al tien jaar gebruikt voor planning, facturatie en leerlingenbeheer. Vanuit één systeem werken, in plaats van losse tools zonder echte verbinding.
Flexibele aansluiting
Een gemengd wagenpark van nieuwere en oudere auto's vraagt om flexibiliteit. YesHugo biedt een directe voertuigkoppeling voor moderne auto's én een Ecobox voor de rest zonder gedoe met uitzonderingen per voertuigtype.
Eenvoudige opzet
Geen jarenlang contract, geen dure implementatie, geen technicus die langs moet. Ecoboxen worden opgestuurd en zelf ingeplugd; voertuigkoppelingen worden op afstand geactiveerd.
Vertrouwde herkomst
YesHugo is onderdeel van Curious Inc., hetzelfde bedrijf achter Dation. Een bewezen samenwerking tussen de twee producten, al gebruikt door andere rijscholen.
Twee aansluitingen, één overzicht
YesHugo registreert ritten automatisch. Bij Verkeersschool Frijters gebeurt dat op twee manieren die naast elkaar bestaan, en in hetzelfde portaal samenkomen ongeacht hoe de verbinding tot stand komt.
Directe voertuigkoppeling
Voor de nieuwere voertuigen: Geen hardware nodig, de verbinding loopt rechtstreeks via de boordcomputer van de auto.
Ecobox
Voor de oudere voertuigen: Een kleine OBD-II-dongle die in de daarvoor bestemde poort van de auto wordt gestoken. Bij Frijters is de verdeling vrijwel fifty-fifty.
Wat de combinatie van Dation en YesHugo uniek maakt, is de gedeelde AI-integratie: beide systemen zijn te koppelen aan AI-omgevingen zoals Claude, ChatGPT of GoCurioo. Zo wordt het niet alleen data doorgeven, maar ook sneller inzichten ophalen en verbanden leggen tussen planning, voertuigen, rittenregistratie en administratie.
“De combinatie van Ecoboxen en directe koppelingen werkt voor rijscholen met een gemengd wagenpark heel goed. Alles komt samen in één portaal, zodat je als eigenaar altijd één compleet overzicht hebt, ongeacht hoe de verbinding tot stand komt.” Daan Nuyts — product owner YesHugo
Van dagelijkse to-do naar één handeling per maand
De dagelijkse kilometerregistratie is van de to-do lijst van 14 instructeurs verdwenen. Wat vroeger iedere dag moest, hoeft nu nog maar één keer per maand; minder werk, minder vergeetmomenten en minder stress over een administratie die niet klopt.
“Een rij-instructeur moet in de auto bezig zijn met de leerling. Niet met administratie. YesHugo heeft dat voor ons opgelost. Via Dation hoeft niemand meer iedere dag iets in te voeren.”
“Rijscholen die Dation gebruiken hebben met de YesHugo-koppeling direct een groot voordeel. De ritregistratie loopt automatisch en instructeurs hoeven maar één handeling per maand te doen.”
Naast ritregistratie wordt het wagenparkbeheer actief gebruikt voor APK-bewaking en onderhoudsplanning. De kleurcodering in het portaal laat in één oogopslag zien welke voertuigen aandacht nodig hebben, zodat een APK-keuring op tijd wordt gesignaleerd en ingepland.
Als verkeersschoolhouder weet je hoe het werkt
Instructeurs zijn er om les te geven, niet om administratie bij te houden. Maar de kilometerregistratie moet kloppen, zeker als de Belastingdienst er ooit naar vraagt. Via de koppeling tussen YesHugo en Dation hoeven instructeurs nog maar één keer per maand iets in te voeren.
- Werkt met directe voertuigkoppeling, Ecobox, of allebei door elkaar
- Alles komt samen in één YesHugo-portaal
- Gekoppeld aan Dation, het systeem dat je al gebruikt
- Kan data uit beide systemen samen brengen in AI
Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek van 20 minuten
We laten je zien wat YesHugo doet voor jouw verkeersschool en hoe het fleetmanagementsysteem in de praktijk werkt.
