Rittenregistratie: wat het is en waarom is het zo belangrijk?

Stel je voor dat je in een bedrijfsauto kunt rijden zonder kilometerbeperking, zou dat niet geweldig zijn? Je kunt er alleen maar van dromen. In werkelijkheid mag je niet meer dan 500 privékilometers rijden, anders krijg je te maken met een dure bijtelling.

Op dat moment komt de rittenregistratie om de hoek kijken en kunnen ondernemers voor de Belastingdienst bijhouden hoeveel kilometers er privé zijn gereden met een auto van de zaak. In deze blog leggen wij jou uit wat rittenregistratie is, waarom het belangrijk is, wanneer het verplicht is en hoe onze software jouw zakelijke rittenregistratie kan ondersteunen.

Wat is rittenregistratie?

Rittenregistratie is een tool om overzicht te krijgen van alle ritten die per kalenderjaar met jou bedrijfsauto('s) gereden zijn. Plus het helpt jou om privé kilometers te onderscheiden voor de belasting. Als jij en/of jouw werknemers meer dan 500 kilometer per jaar gereden hebben, moet je bijtelling betalen.

Waarom is rittenregistratie zo belangrijk?

Rittenregistratie is een software die je kunt gebruiken om je ritten te registreren. Het kan als bewijs dienen dat je de 500 privé kilometers van een bedrijfsauto niet hebt overschreden. Deze informatie kan zowel door je werkgever als door de Belastingdienst op elk moment worden gevraagd. Bovendien, als je vergeet de rittenregistratie aan te leveren of een onjuiste rittenregistratie aanlevert, kan je dat enorme hoofdpijn en een dure boete opleveren.

Wil je dus genieten van het rijden in een bedrijfsauto zonder bijtelling, maar wil je je tegelijk geen zorgen maken over mogelijke boetes? Dan houd je elke rit die je gemaakt hebt bij voor de Belastingdienst.

Wanneer is een rittenregistratie verplicht?

Als je besluit bijtelling te betalen, dan is rittenregistratie niet verplicht. Als:
• je de auto van de zaak niet privé wilt gebruiken;
• je geen BTW over het privégebruik wilt betalen;
• je geen vrijstelling van belasting van Personenauto's en motorrijwielen (BPM) voor de werkgever wilt aanvragen;
• je met eigen vervoer wilt reizen;
• dan is rittenregistratie iets voor jou.

Gebruik de auto niet privé

Als je ervoor kiest je auto niet privé te gebruiken omdat je geen bijtelling wilt betalen, dan mag je de 500 privé kilometers per jaar niet overschrijden. Na het indienen van de 'Verklaring van geen privégebruik van een auto' bij de Belastingdienst moet je aan de hand van een rittenregistratie kunnen bewijzen dat je dit maximum niet overschrijdt.

BTW over privégebruik betalen

Als je besluit de auto van de zaak ook privé te gebruiken, moet je over dit privégebruik BTW betalen. Zolang je de auto gebruikt met BTW belaste omzet, kun je de BTW die je betaalt over autobrandstof en onderhoud van je bedrijfswinst aftrekken. Daarom is het een goed idee de rit te registreren om bij te houden hoeveel kilometer je privé en beroepsmatig rijdt.

Reizen met eigen vervoer

Als je werknemers besluiten met hun eigen auto te reizen, mag je hen als werkgever een belastingvrije vergoeding van niet meer dan €0,19 per kilometer betalen. Ook hier is het weer van vitaal belang dat je het aantal privé gereden kilometers tegenover het aantal beroepsmatig gereden kilometers registreert.

Vrijstelling BPM

Als je in Nederland woont maar eigenaar of medewerker bent van een bedrijf in het buitenland, een motorvoertuig bezit met een buitenlands kenteken en kunt bewijzen dat de auto voor minstens 50% voor zakelijke doeleinden buiten Nederland wordt gebruikt (ook weer op basis van rittenregistratie), dan kun je een werkgeversvrijstelling bpm krijgen.