Wagenpark software, dit is wat je erover moet weten
Het veilig laten verlopen van logistieke bedrijfsprocessen kan een grote uitdaging zijn. Fleet management kan hierbij helpen. Het doel ervan is de efficiëntie en de productiviteit te verhogen, terwijl de veiligheid van de voertuigen en bestuurders tegelijkertijd gewaarborgd blijft. Hierdoor kunnen bedrijven van elke grootte worden geholpen hun wagenpark effectiever te beheren, de omzet te verhogen en de klanttevredenheid te verbeteren. Dit kan bereikt worden door een combinatie van voertuig tracking, het bijhouden van brandstofverbruik, voertuigonderhoud, monitoren van bestuurders en hun rijgedrag. Een digitaal fleetmanagement systeem, ook wel wagenpark software genoemd, geeft inzicht in de activiteiten en technische gegevens van voertuigen en haar bestuurders. Daarmee kun je rapportages maken en bijsturen waar nodig, bijvoorbeeld wanneer het aantal schades hoog is of als er veel stilstand is. Zo krijg je meer grip op logistieke processen en kun je voertuigen efficiënter inzetten.
Fleet management in een notendop
Onder fleet management verstaan we het beheer en de organisatie van commerciële voertuigen dan wel wagenparkbeheer. Hiervoor is voertuigtracking de basis. Met behulp van telematica kan de wagenparkbeheerder de locatie, het rijgedrag en de onderhoudsstatus van voertuigen nagaan. Wagenparkbeheer kan op deze manier zorgen voor verbeterde veiligheid en beperking van risico’s. De kern van een digitaal fleet managementsysteem is de zogeheten ‘Fleet tracking software’. Deze wagenparksoftware is gebaseerd op een GPS-systeem dat werkt met behulp van GPRS, satelliet of radio of een combinatie van deze drie.
De rol van de wagenparkbeheerder
De wagenparkbeheerder is verantwoordelijk voor vele facetten van het wagenpark. Denk hierbij aan het onderhouden van het wagenpark, het beheren van de voertuigdocumentatie of het monitoren van de bewegingen van de voertuigen. Tegenwoordig wordt er veel gewerkt met wagenparkbeheer software. De ontwikkelingen op dit gebied maken het monitoren van voertuigen een stuk gemakkelijker voor de wagenparkbeheerders. Zo is het eenvoudig om de bewegingen te volgen van de voertuigen via GPS. En kunnen ook automatisch de ritten en kilometers worden geregistreerd.
Hoe werkt wagenpark software voor jouw bedrijf?
Het algemene doel van wagenparkbeheer is het vergroten van de efficiëntie en productiviteit; daarnaast wordt de veiligheid van jouw bestuurders en voertuigen verbeterd. Dit kan helpen om risico's te verminderen en kosten te verlagen. Met andere woorden, het is een win-winsituatie.
In veel opzichten is wagenparkbeheer software een essentieel hulpmiddel voor bedrijven geworden.
GPS auto tracking software biedt meer dan klassieke gps-voordelen. Het stelt jou in staat om je vloot in near-real-time te volgen en de voertuigen indien nodig om te leiden. Duidelijke overzichten van de exacte locatie waar voertuigen zich bevinden, de status van hun opdracht en de geschatte aankomsttijden kunnen een dieper inzicht geven in wat er zich afspeelt bij bijvoorbeeld jouw buitendienstmedewerkers. Hierdoor hoef je de chauffeur niet meer te bellen voor een update. Ook boekingen en afspraakherinneringen kunnen dankzij wagenparkbeheer software vereenvoudigd worden. Zo ontvang je meldingen als een monteur vertraging oploopt bij een opdracht of een aan hem toegewezen opdracht nog niet heeft bekeken. Jouw klanten kunnen dus profiteren van de meer nauwkeurige geschatte aankomsttijd door deze gps-trackinggegevens. Dit maakt niet alleen de processen efficiënter, maar het helpt ook de klantenservice te verbeteren en kostbare tijd te besparen.
Verder biedt de software gedetailleerde op maat gemaakte rapporten. Op deze manier kunnen gegevens in bruikbare informatie worden omgezet. Het gaat om zoveel meer dan alleen het kennen van de locatie van voertuigen. Gedetailleerde rapporten delen met jouw team, geeft jouw teamleden ook de kans te begrijpen waar er verbeteringen aangebracht kunnen worden.
Bovendien kan deze software jou een correcte kilometerregistratie leveren, die rechtstreeks aan de Belastingdienst kan worden doorgegeven. Zo kan automatische ritregistratie niet alleen het aantal administratie-uren terugdringen, maar ook de kans op fiscale boetes erg verminderen.
Ook het besparen van brandstof is voor veel bedrijven een prioriteit. De steeds schommelende brandstofprijzen maken van het volgen en plannen van de brandstofkosten een uitdaging. Door brandstofverbruik tracken kun je eenvoudig mogelijkheden voor brandstofbesparing identificeren.
Naast brandstofkosten zijn onderhoudskosten en de levensduur van voertuigen aspecten die de bedrijfskosten sterk kunnen verhogen. Dankzij een fleet managementsysteem beschik je over alle gegevens die nodig zijn om een preventief onderhoudsschema, geheel op maat voor jouw wagenpark, te ontwikkelen. Denk maar eens aan kilometerregistratie, het aantal gedraaide motoruren en het brandstofverbruik. Dit is enkel slechts een selectie van de gegevens die kunnen worden gebruikt om een preventief onderhoudsschema op te stellen. Tevens is het mogelijk om bijvoorbeeld het aantal storingen, startpogingen, wegsleepacties en spoedherstellingen te volgen. Dit kan helpen bij het identificeren van potentiële probleemgebieden en patronen. Zo kan je zien wat mogelijk moeten worden aangepakt of aangepast in het onderhoudsschema.
Voordelen van wagenpark software
✓ Efficiënt beheer en meer grip op de logistieke operatie;
✓ Geschikt voor elk voertuig en vlootgrootte;
✓ Helpt bij het verlagen van operationele kosten, schades en stilstand;
✓ Begrijpelijke evaluaties en rapportages;
✓ Altijd en overal toegang tot uw voertuig en/of vlootgegevens;
✓ 24/7 inzicht in de locatie van jouw voertuigen;
✓ Voldoet aan de wet- en regelgeving van bijvoorbeeld de Belastingdienst;
✓ Verbetert jouw serviceniveau door efficiënte communicatie met bestuurders, geminimaliseerde reistijden en geoptimaliseerde bezorgroutes.
