Zo kom je fluitend door de rittenregistratiecontrole
Wat betekent het eigenlijk? En waar moet ik op letten?
Je hebt het vast wel eens ergens gelezen of gehoord, ‘de Belastingdienst controleert op een sluitende registratie’. Maar wat betekent dit eigenlijk en hoe kun jij jezelf goed voorbereiden op een dergelijke rittenregistratiecontrole zodat je er goed doorheen komt? Het antwoord lees je in dit artikel. Vergeet niet dat de boetes van de Belastingdienst erg hoog op kunnen lopen
Om deze reden kan jij te maken hebben met een rittenregistratiecontrole
Bij een rittenregistratiecontrole wordt de rittenadministratie door de Belastingdienst gebruikt als controlemiddel voor het privégebruik in een auto van de zaak. Als een zakelijke auto ook privé wordt gebruikt geldt de bijtelling en hoeft er dus geen rittenregistratie bijgehouden te worden. Als er geen privékilometers met de auto van de zaak worden gereden, dan tekent de werkgever de ‘Verklaring geen privégebruik auto’. Deze verklaring dient door de werknemer aangevraagd te worden. Vervolgens moet met een sluitende rittenregistratie worden aangetoond dat er inderdaad niet meer dan 500 kilometer privé op basis van een kalenderjaar wordt gereden. Om hier zeker van te zijn controleert de Belastingdienst dit.
Zo voert de Belastingdienst de rittenregistratiecontrole uit
De Belastingdienst voert op verschillende manieren de rittenregistratiecontrole uit, de twee meest voorkomende manieren zijn:
☞Het doen van willekeurige steekproeven
De Belastingdienst kan steekproefsgewijs controleren of je kilometeradministratie klopt, zonder dat daar een specifieke aanleiding voor hoeft te zijn. Daarbij wordt gekeken of je niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden en of het onderscheid tussen zakelijke en privéritten juist is gemaakt. Om dit goed te kunnen aantonen, is het verstandig ondersteunend bewijs zoals agenda’s, tankbonnen en garagebonnen te bewaren, omdat de Belastingdienst hiernaar kan vragen. De wettelijke bewaartermijn is minimaal zeven jaar, wat betekent dat je ook van jaren geleden nog moet kunnen laten zien welke ritten zijn afgelegd. Zorg er daarom voor dat je deze administratie zorgvuldig bijhoudt en bewaart.
☞Het scannen van kentekens
Een veelgebruikt controlemiddel van de Belastingdienst is het scannen van kentekens. Er worden bij deze vorm van controle willekeurig kentekens gescand, bijvoorbeeld op parkeerplaatsen bij de woonboulevard of attractieparken. Vervolgens wordt er gecheckt of er bijtelling betaald wordt voor deze auto of dat er een verklaring getekend is. Stel dat de auto op zaterdag bij de bouwmarkt wordt gescand, kan dit vragen oproepen waarna de Belastingdienst een controle kan doen op de rittenregistratie.
Overige controles
Hiernaast zijn er ook andere controles. Zo kan het voorkomen dat de Belastingdienst een algemene controle bij het bedrijf doet en hiermee ook direct de administratie van de voertuigen controleert.
Voorkom een boete
Als jij of jouw medewerkers geen bijtelling willen betalen en registratie bij moet houden, dan kun je dit het beste doen met een rittenregistratiesysteem. Dit bestaat vaak uit een klein kastje genaamd blackbox dat in de auto wordt gemonteerd en software dat samen met de gps alle ritten en kilometers vanzelf bijhoudt. Dit scheelt enerzijds heel wat administratieve uurtjes en anderzijds verkleint het menselijke fouten. Als uit een rittenregistratiecontrole blijkt dat de rittenadministratie niet klopt, zijn de boetes niet mals. De boetes kunnen namelijk oplopen tot in de duizenden euro’s. Natuurlijk hangt het bedrag ervan af of het een verzuimboete is of dat er ook nog een vergrijpboete aan toegevoegd wordt.
