Tips voor een sluitende rittenregistratie

Het bijhouden van een sluitende rittenregistratie levert soms de nodige vragen op. Waaraan moet een sluitende rittenregistratie voldoen? Wat gebeurt er op het moment dat ik zakelijke kilometers in mijn privéauto rijd? Welke eisen stelt de Belastingdienst? Daarom een handig lijstje met tips voor een sluitende rittenregistratie.

Tip 1 Vul de verklaring geen privégebruik auto in

Rij je op kalenderbasis niet meer dan 500 kilometer privé, dan kun je dit bij de Belastingdienst aangeven via het formulier ‘Verklaring geen privégebruik auto’. Hiervoor moet je altijd met een sluitende rittenregistratie bewijzen dat je niet meer dan 500 kilometer per jaar privé hebt gereden.

Tip 2 Weet wat de eisen van een sluitende rittenregistratie zijn

Voor elke rit dien je gegevens te noteren. Bekijk hier welke gegevens dit zijn.

Tip 3 Maak een duidelijk onderscheid in privé en zakelijke kilometers

Zorg voor een duidelijk onderscheid in privé en zakelijke kilometers. Ook omrijkilometers horen hierbij. Een ritje naar de zaak en daarna naar de school van de kinderen moet dus worden opgedeeld in zakelijk en privé.

Tip 4 Werk de administratie direct na iedere rit bij

Op het moment dat je ritten handmatig administreert in bijvoorbeeld Excel, dan is het verstandig om na iedere rit het bestand bij te werken. Is dit nou niet mogelijk omdat je het bestand nu niet bij de hand hebt, dan is het aan te raden om de gegevens eerst even op papier bij te houden en later te verwerken in het bestand.

Tip 5 Bewaar gegevens

Zorg ervoor dat je alle tankbonnen, agenda’s, parkeerbonnen en de gegevens die je noteert voor de Belastingdienst ten minste 7 jaar bewaard. Het kan namelijk voorkomen dat de Belastingdienst om deze gegevens vraagt.

Tip 6 Maak gebruik van een automatisch rittenregistratie systeem

Werk je ritten nog handmatig bij? Dan is de kans op fouten zeer aannemelijk. Daarnaast kost het op papier of in bijvoorbeeld Excel bijhouden van gegevens veel tijd en moeite. Je kunt er daarom voor kiezen om de rittenregistratie automatisch bij te laten houden door middel van een rittenregistratiesysteem. Hiermee wordt gegevens automatisch voor je bijgehouden en heb je alles direct overzichtelijk. Daarnaast hoef je je geen zorgen meer te maken of de registratie sluitend is.